Segurança de dados no atendimento ao cliente

A segurança de dados está relacionada a todas as ações tomadas, preventivas ou reativas, para preservar as informações que os usuários compartilham no meio virtual. A proteção dos dados é pautada nos seguintes aspectos:

• Conformidade — preserva os dados para que possam ser processados corretamente, de acordo com os regulamentos, leis e normas determinadas;
• Integridade e autenticidade — assegura que os dados sejam verdadeiros e, ao mesmo tempo, preservam a originalidade deles, evitando alterações;
• Disponibilidade — facilita o acesso às informações das pessoas autorizadas sempre que for preciso;
• Irretratabilidade — impede que a autoria de determinada transação seja alterada;
• Confidencialidade — garante que apenas pessoas autorizadas acessem os dados.

Essa poderosa tecnologia, que conta com total suporte à TI, é aliada das organizações no momento de armazenar informações de modo seguro, garantindo o acesso fácil e rápido. Ao utilizar o armazenamento em nuvem, por exemplo, você garante a criptografia de dados, o monitoramento contínuo e o gerenciamento das políticas de segurança. Dessa forma, é possível que os erros e ataques externos sejam praticamente nulos.

Os princípios básicos de um software de gestão eficiente são:

• Disponibilidade de informações — os dados servem de fonte para a tomada de decisões, então, é primordial que eles possam ser acessados facilmente pelos responsáveis;
• Confidencialidade — é preciso tornar o acesso aos dados armazenados restrito somente aos envolvidos de cada caso e departamento;
• Integridade — a proteção de dados precisa ser completa, com a finalidade de evitar ataques externos.

Para as empresas, tornar os dados mais seguros é fundamental para seguir sem problemas judiciais que poderiam ser causados pelo vazamento dos dados ou a incoerência das informações que são repassadas aos clientes.

O objetivo é proteger os dados contra modificações não autorizadas, roubos e acessos maliciosos. Dessa forma, o papel da segurança de dados é:

• mais proteção para a empresa e os fornecedores;
• gestão das estratégias de atendimento;
• melhorias no atendimento ao cliente;
• proteção para os clientes;
• fortalecimento da marca;
• otimização de processos;
• diminuição dos custos;
• redução dos erros.

CONTROLE O ACESSO

Uma das melhores formas de garantir a segurança de dados é controlando o acesso às informações. Essa maneira simples e eficiente garante que determinados funcionários tenham permissão para acessar apenas conteúdos relacionados aos setores em que trabalham. Esse controle é importante porque quanto menos pessoas tiverem acesso a certos materiais, maior será a preservação das informações.

TREINE A EQUIPE

Muitas das questões envolvendo tecnologia requerem treinamento da equipe para a capacitação com relação aos novos sistemas instalados. Tal preparação pode incluir palestras e workshops, entre outras abordagens que melhoram a interação entre homem e máquina (M2M).

Além disso, capacitar o time da empresa colabora para a uniformização de métodos, bem como orienta os funcionários a não buscarem outros meios de acesso que comprometam a segurança de dados. Com isso, são evitadas falhas e dúvidas durante a implementação da política de proteção de dados da empresa, e sua companhia se tornará mais produtiva e segura.

CRIE POLÍTICAS DE COMPLIANCE

Compliance consiste em adotar políticas e práticas para adequar os diversos níveis e áreas da empresa às principais normas, leis e programas de proteção e uso dos dados. É fundamental, por exemplo, ter atenção à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), que regulamenta tanto o registro quanto o uso de dados.

Vale salientar que as empresas em desconformidade com a LGPD estão sujeitas a graves punições, incluindo altas multas fixadas, que chegam a até R$ 50 milhões. O ganho em criar tais políticas é alto e evidente, pois envolve:

• qualidade dos processos;
• mais segurança;
• padronização.

INVISTA EM TECNOLOGIA

A tecnologia, incluindo a utilização de bots, é uma grande aliada dos empreendedores que zelam pela segurança de dados. Muitas empresas, por exemplo, utilizam um software de dados que auxilia na proteção das informações. Tais ferramentas apresentam funcionalidades de controle digital como:

• criptografia — torna os dados ilegíveis para quem não deve ter acesso a certas informações;
• assinatura digital — valida as informações de maneira digital;
• certificações — atestam a validade de documentos;
• hashing — faz a checagem dos arquivos

FAÇA BACKUPS DIÁRIOS

O backup protege a empresa de perda de informações relevantes. Atualmente, ele é feito em nuvem, o que evita a perda de dados por danos nas máquinas e não sobrecarrega os computadores — além de ser mais seguro que os backups físicos.

Esse armazenamento frequente é importante porque é preciso considerar a possibilidade de a sua empresa estar sujeita a invasões e falhas no sistema. Dessa forma, programe a realização de backups diários e automáticos — inclusive, para que nenhum funcionário tenha que se afastar das atividades para realizar essa tarefa.

CRIE NORMAS DE CONFIDENCIALIDADE

No relacionamento entre empresa e clientes, há grande troca de informações. Criar normas de confidencialidade é mais uma maneira de reforçar a proteção dos dados. Tais normas são técnicas, práticas e determinações que evitam que os funcionários cometam o vazamento de dados.

O resultado de um regulamento eficiente para manter o sigilo é a redução de riscos de sofrer com a propagação indevida de elementos relevantes da sua empresa. Confira algumas dicas importantes:

• crie contratos com políticas de confidencialidade;
• bloqueie a função que copia arquivos;
• limite o uso de dispositivos móveis.

Neste post, trouxemos muitas informações sobre a segurança de dados — o conceito, para que serve, o papel dela nas empresas e, principalmente, como garantir a segurança de dados no atendimento ao cliente.

Cabe ressaltar que, da mesma forma que existem empresas que buscam cuidar dos próprios dados, há pessoas especializadas em praticar crimes cibernéticos, buscando, a todo momento, formas de burlar as soluções aplicadas pelos negócios.

As empresas que cuidam da segurança digital de dados melhoram a experiência do cliente. Assim, fica claro que trabalhar com empreendimentos que entendem dos riscos que essa área envolve é muito mais seguro e confiável.

Agora, compartilhe este importante conteúdo nas redes sociais, para que mais pessoas mantenham os dados em segurança!